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(Article de blog extrait de la formation FOCUS, s'organiser au quotidien, atteindre vos objectifs et ne plus vous disperser)
Pourquoi s’organiser ?
Les auto-entrepreneures, les micro-entrepreneures, les free lances, les digital nomades, toutes les indépendantes qui sont seules pour gérer leurs journées de travail ont besoin d’un cadre. Elles ont besoin de plus de méthode et de structure. Surtout les entrepreneures qui ont plusieurs business et qui doivent jongler entre les projets et les tâches (Slashing).
Réussir une affaire est la combinaison de 2 paramètres : l’expertise et la gestion.
Beaucoup d’entrepreneures ont l’expertise dans leur domaine et sont talentueuses mais n’arrivent pas à décoller parce que la gestion n’a pas été au rdv.
Quand je parle de gestion, je parle de la gestion commerciale & financière, de la gestion des relations internes & externes et de la gestion logistique avec sa planification et l’organisation.
S’organiser pour le plaisir de s’organiser ne présente aucun intérêt. L’organisation est avant tout un moyen de se simplifier la vie, de faciliter le quotidien, de mettre de la fluidité dans vos journées et d’atteindre un objectif souhaité.
Une bonne organisation, c’est une organisation qui sait se faire oublier. Et pour se faire oublier elle doit tenir compte de votre personnalité et de vos contraintes. Si vous arrivez à mettre en place une méthode de travail qui tient compte de ces deux paramètres, alors tout devient plus fluide. Une organisation impersonnelle et une organisation inefficace.
Les avantages de la planification :
Gagner du temps
Eviter les oublis qui se paient chers
S’assurer de distribuer du temps à tous les types de tâches et surtout celles qu’on aime pas mais qui doivent être faites
Être dans un état d’esprit de proactivité et non de réactivité qui donne un sentiment de contrôle.
Planifier rassure, donne une tranquillité d’esprit
Apaiser la surcharge mentale
Planifier nourrit un sentiment de maitrise qui est valorisant. Un sentiment de compétence.
Se forger des habitudes productives
Prendre l’habitude de planifier et d’organiser c’est créer de nouvelles et bonnes habitudes qui permettent de raccourcir le délai entre :
Le moment de réflexion et la prise de décision
La prise de décision et le passage à l’action
En se forçant à planifier quotidiennement, on répète un processus qui nous amène à l’apprentissage. En effet, l’apprentissage passe par la REPETITION d’un processus, un peu d’astuce et beaucoup de CONSTANCE.
S’obliger à Prioriser
Prioriser c’est procéder à un arbitrage parce que vous ne pourrez pas tout faire.
Votre sentiment de ne pas maitriser la charge de travail ou d’avoir trop de choses à faire vient en grande partie d’une mauvaise estimation ou plutôt d’une surestimation de votre capacité de travail.
Si vous êtes adeptes des to do lists, sachez que chaque jour vous vous imposez une liste de tâche impossible à tenir matériellement :
Parce que vous connaissez mal ou avez mal estimé la durée que prennent ces tâches
Parce que vous n’avez pas intégré de marge dans votre journée pour les imprévus et ils sont légions
Parce que vous n’avez pas pris en compte vos inévitables baisses d’énergie.
Il est utopique de croire que vous serez toujours à jour dans tout ce que vous
entreprendrez ! Bien souvent, vous aurez toujours plus de choses à faire que vous ne pourrez réellement en faire. Surtout pour les profils MP généralement débordés.
Comment s’organiser ?
L’organisation de toute entrepreneure doit impérativement tenir compte de 4 types d’activités :
Le repos
Le temps de développement personnel
Les tâches que l’on aime particulièrement
Les tâches que l’on aime moins
Ces 4 types d’activités doivent être déployés de façon équilibrée dans votre agenda pour se donner la chance de déployer votre plein potentiel.
Bien souvent, les temps de repos et de développement personnel passent à la trappe parce que vous êtes happée par les urgences et les priorités du jour. Tôt ou tard un déséquilibre s’installe, la fatigue et la démotivation guettent.
Si vous vous concentrez uniquement que sur les tâches que vous aimez, tôt ou tard vous ferez les frais de vos oublis, de vos tâches procrastinées et des délais jamais respectés. De plus, la surinformation et la surexcitabilité rencontrées chez les multipotentialistes provoque une surcharge mentale qui leur faire perdre toute énergie voire les amène au burn out.
A l’inverse, si vous avez décidé de mettre un grand coup à votre projet et de vous concentrer 3 semaines d’affilée uniquement sur les tâches rébarbatives mais que vous ne prenez pas soin de vous reposer ou de votre curiosité intellectuelle de MP, vous risquez de vous démotiver rapidement avec l’envie de passer à autre chose.
Bref, il faut équilibrer pour durer.
Oser réinventer votre cadre de travail
Quand je me suis lancée dans la création de mon business j’ai continué à m’organiser comme au temps de mes années de salariat : Journées de 8hr du lundi au vendredi. Horaires 8-16h ou 09-17h. Congés pendant les vacances scolaires…
J’étais formatée car je n’avais jamais eu d’autres modèles de vie professionnelle. Et puis au cours de mes rencontres avec d’autres entrepreneures, j’ai réalisé que je passais à côté d’un paramètre de base de la vie d’un indépendant : celui de la flexibilité.
Je n’avais pas encore tiré profit de cette nouvelle vie pour imaginer, créer, inventer de nouvelles règles et une nouvelle façon de travailler à la fois rigoureuse (sans auto-discipline pas de salut) mais aussi créative.
L’entreprise qui nous emploie nous offre un salaire, un statut social, un cadre de travail sécurisant et rassurant. En tant qu’entrepreneure, ce cadre n’existe pas pour ainsi dire. Et c’est à vous de l’inventer. Ca fait peur et en même temps la majorité de celles qui se lancent le font pour avoir plus de flexibilité et de liberté dans leur nouvelle vie. L’important est de poser un cadre mais vous pouvez vous offrir le luxe d’en définir les contours.
S’autoriser parfois à sortir du cadre.
Fixer un cadre ne signifie pas subir un cadre. Vous pouvez, de temps à autre, vous autoriser à faire une entorse à votre planning.
Parfois, votre créativité ne sera pas au rdv et il sera plus productif de tout arrêter 1hr pour sortir marcher que d’attendre l’intuition derrière votre écran d’ordinateur.
Parfois, vous aurez un impératif familial.
Parfois, vous serez tellement fatiguée que vous n’aurez envie que d’une seule chose : faire une sieste dans le hamac ou lire un bon livre.
Parfois, vous en aurez assez de vos 4 murs et aurez envie d’aller travailler dans un café.
Il faut une organisation mais autorisez-vous à sortir du cadre. Même si prenez soin de votre énergie, il se peut qu’elle ne soit pas au rdv ou que vous ne soyez pas dans la bonne énergie pour la tâche du moment. Rappelez-vous que si vous avez décidé de changer de vie et de créer votre business, c’est aussi et surtout pour respecter vos rythmes, vos besoins, vos envies.
(Si vous adaptez trop souvent votre cadre de travail alors c’est qu’il a été mal défini et ne tient pas compte de vos contraintes, revoyez-le !)
Pour clôturer cet article de blog, je vous offre en cadeau le module 1 de "FOCUS - la méthode pour s'organiser au quotidien, atteindre ses objectifs et ne plus se disperser ", formation pratiquée à la FMP School.
Avec passion et conviction,
Valérie
